Wciąż ten sam, ale z każdym dniem coraz bardziej już nie taki sam. Chodzi o Urząd Miejski w Siechnicach, a tego rodzaju opinie można usłyszeć od części urzędników oraz niektórych mieszkańców, którzy w ostatnich tygodniach trafiali z jakąś swoją sprawą do siechnickiego ratusza. Wszyscy mają na myśli nabierający tempa i rozmachu proces cyfryzacji.
Składa się na niego kilka projektów. Choć rozpoczęto je bez głośnych publicznych fanfar, odważne, ambitne działania mają doprowadzić do zmiany nie tyle istoty, co charakteru urzędniczej pracy. Jednocześnie bardzo istotnym celem jest nadążenie za oczekiwaniami lokalnej wspólnoty, wciągnięcie ludzi w interakcje z urzędem, oparte na nowoczesnej technologii. Słowem – na naszych oczach ma miejsce cyfrowa rewolucja. Na czym ona polega? Czego należy się spodziewać?
Na razie wciąż jeszcze postronnym obserwatorom wcale nie jest tak łatwo zauważyć, że w Urzędzie Miejskim w Siechnicach zachodzą - wręcz rewolucyjne zmiany w technologii urzędniczej pracy - łączące się z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją (EZD). Pierwszy lecz jakże wymowny ślad potwierdzający dominację nowych trendów (w przygotowaniu są też inne cyfrowe projekty), to pojawiające się na korytarzach pudła z wieloma pustymi segregatorami i teczkami. Papier znika, jest w totalnym odwrocie. Wymowny dowód, że część świata, który znaliśmy odchodzi nieuchronnie do przeszłości. Jak zapewniają pomysłodawcy i wykonawcy całego „zamieszania”(na czele z Burmistrzem Siechnic Łukaszem Kropskim) nie należy się tym jednak niepokoić. Przeciwnie - mieszkańcy gminy i urzędnicy - powinni spodziewać się licznych udogodnień i korzyści.
W Urzędzie najważniejsze dwa miejsca, w których wdrażane i koordynowane są niezbędne czynności zarządcze, związane z cyfrową rewolucją, to pokój informatyków oraz pomieszczenia archiwisty zakładowego.
Pierwszy urząd w Polsce
- Realizujemy odważną wizję Cyfrowego Urzędu Burmistrza Siechnic i 1 stycznia br. wprowadziliśmy EZD czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Według posiadanych informacji jesteśmy jedynym urzędem w Polsce, który w pełni, bez wyjątków przeszedł na taki system. Od tego nie ma już odwrotu - mówi Grzegorz Woźniak, główny informatyk w UM w Siechnicach - Poszczególne procesy i jednostki organizacyjne gminy będą sukcesywnie wdrażane do EZD z wykorzystaniem nowych systemów i w miarę posiadanych możliwości finansowych, szczególnie jeśli chodzi o zakup nowych urządzeń. W połowie tego roku planowane jest objęcie cyfryzacją poszczególnych placówek, na przykład oświatowych oraz innych instytucji prowadzonych przez naszą gminę. Warto w tym miejscu uzupełnić i doprecyzować, że mówiąc o EZD mamy na myśli system informatyczny oraz odpowiednią organizację przyjmowania i zarządzania dokumentami, również w formie papierowej. Nasi urzędnicy zostali zaopatrzeni w podpisy elektroniczne. Za nami i przed nami naprawdę sporo pracy. Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić pełną transakcyjność elektroniczną przy zachowaniu bezpieczeństwa przetwarzania informacji.
- Funkcjonowanie w ramach EZD ma docelowo sprawić. że wszystkie dokumenty, od momentu rozpoczęcia ich procedowania w urzędzie, do momentu ich przekazania do archiwum zakładowego lub właściwego miejscowo archiwum państwowego, będą miały formę cyfrową - wyjaśnia Wojciech Tórz, archiwista zakładowy i koordynator czynności kancelaryjnych w UM w Siechnicach - W naszym urzędowym archiwum dokumentacja papierowa będzie więc systematycznie znikała z półek nie tylko na skutek cyfryzacji, ale też zgodnego z przepisami brakowania akt. Z kolei papierowe dokumenty o wartości historycznej są i będą przekazywane do Archiwum Państwowego. Zatem tradycyjne postrzeganie roli archiwisty odchodzi u nas do przeszłości, a ja zaczynam tworzenie archiwum cyfrowego. Dla mnie oznacza to wygodę w pracy i oszczędność czasu – wszystko co będzie mi niezbędne znajdę w jednym miejscu i w tej samej formie. Jednocześnie skończy się przekazywanie papierów do teczek i układanie ich na półki. Pomimo tego trzeba się liczyć z tym, że w każdym środowisku zmiana mentalności z papierowej na cyfrową może być poważnym wyzwaniem, gdyż to wszystko nie polega na prostej operacji kopiuj-wklej. Potrzebny jest cykl szkoleń, czas na przyzwyczajanie się do nowych realiów.
Warto wiedzieć, że kluczowe zmiany w Urzędzie Miejskim w Siechnicach w obszarze organizacyjnym i technicznym mają również związek między innymi z rozpoczętym w ubiegłym roku projektem Cyberbezpieczny Samorząd. Ma in na celu zwiększenie cyberbezpieczeństwa urzędu pod względem technicznym i organizacyjnym. W przyszłości planowane jest wykorzystywanie w procesach związanych z funkcjonowaniem urzędu rozwiązań z zakresu sztucznej inteligencji (AI), które dozwolone są na terenie Unii Europejskiej. Kolejne istotne wyzwania na samorządowej rozwojowej ścieżce to wypracowanie odpowiednich wzorców i kanałów komunikacji z mieszkańcami gminy, jeśli chodzi o wydawane zaświadczenia (co nie zależy do końca od nas, gdyż chodzi o Epuap i Edoręczenia). Trzeba też będzie mieć na uwadze rozwiązywanie problemów dotyczących komunikacji z innymi urzędami w formie elektronicznej, wypracowanie odpowiednich procedur wewnątrz urzędu i utrzymywanie ich poprzez ciągłą aktualizację.
mMieszkaniec czyli gmina w telefonie
Zbliżamy się do uruchomienia w naszej gminie aplikacji mobilnej mMieszkaniec, która umożliwi komunikację (chodzi o integrację z systemami dziedzinowymi i wykorzystanie do przesłania danych w nich wprowadzonych) z Urzędem Miejskim za pomocą smartfona (w systemach Android i OIS). Ta jedna aplikacja, jako kompleksowe narzędzie dostarczy wiele możliwości zarówno mieszkańcom jak i samorządowcom. W pierwszym etapie przewidywane w niej funkcjonalności to między innymi: informacje o ważnych wydarzeniach w gminie Siechnice, możliwość zgłaszania awarii lamp, czy wskazywania na uszkodzenia dróg, udział społeczności lokalnej w wyborze inwestycji i konsultacjach. Mieszkańcy będą mogli również sprawdzić swoje zaległości wobec gminy i szybko opłacić podatki za pomocą kilku kliknięć. Do dyspozycji użytkowników będzie kalendarz z wykazem planowanych gminnych wydarzeń. Zainteresowani otrzymają powiadomienia, podejrzą na mapie gminną infrastrukturę wraz z opisem jej dostępności i dostosowania dla osób z niepełnosprawnościami. W aplikacji mMieszkaniec zobaczymy lokalne atrakcje turystyczne, zabytki, poznamy lokalizację ścieżek rowerowych.
Producentem aplikacji jest doświadczona w rozwiązywaniu potrzeb samorządów poznańska firma Rekord Mobile. Współpracując z nią nasza gmina otrzyma niezbędne wsparcie techniczne, aktualizacje. W perspektywie aplikacja będzie mogła być rozbudowywana o nowe moduły tematyczne i funkcjonalności.
Korzyści z realizacji projektów cyfrowych
- obniżenie zużycia papieru, materiałów biurowych, drukarek, tonerów;
- usprawnienie pracy dla pracowników urzędu, optymalizacja powierzchni w urzędzie;
- oszczędność czasu;
- optymalizacja kosztów i poprawa jakości usług;
- zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa;
- skrócenie w czasie procedur urzędowych;
- szybsza realizacja zobowiązań
- lepsza komunikacja z obywatelami
- efektywniejszy przepływ informacji
- większy wpływ mieszkańców gminy na decyzje podejmowane przez władze;
- większa transparentność samorządu.
